Widełki rynkowe i widełki w sontaku
Według zestawień cenowych aplikacja biznesowa (CRM, panel B2B, MVP produktu) kosztuje w polskim software housie średnio ok. 68 tys. zł, od 35 tys. w mniejszych miastach do 120 tys. w Warszawie, a realizacja trwa 2–6 miesięcy. W tej cenie są warsztaty, architektura, makiety, programowanie, testy i wdrożenie — czyli pełny proces dla firmy, która buduje produkt.
Mała firma usługowa potrzebuje czegoś innego: jednego narzędzia pod jeden proces, zbudowanego na sprawdzonych klockach, bez działu analityków. Dlatego nasze pakiety wyglądają tak: automatyzacja od 2 400 zł, narzędzie na miarę od 6 900 zł (4 tygodnie), system od 14 900 zł (8–10 tygodni). Wszystkie kwoty netto, zakres spisany przed startem. Szczegóły: Systemy na miarę.
Sześć rzeczy, które decydują o cenie
- Liczba procesów. „Panel zleceń” to jeden proces. „Panel zleceń, magazyn, rozliczenia i raporty” to cztery. Każdy ma własne ekrany, reguły i przypadki brzegowe.
- Role użytkowników. Właściciel, pracownik, klient — każda rola widzi co innego i może co innego. Trzy role to zwykle dwa razy więcej pracy niż jedna.
- Integracje. Połączenie z fakturami, płatnościami, kurierem, Booksy czy Allegro to od 800 do 3 000 zł za integrację, zależnie od tego, jak dobre jest API drugiej strony.
- Dane do przeniesienia. Jeśli masz pięć lat historii w arkuszu, trzeba ją oczyścić i zaimportować. To dzień lub tydzień pracy, zależnie od bałaganu.
- Wygląd. Narzędzie wewnętrzne może wyglądać „schludnie”. Panel klienta powinien wyglądać jak Twoja marka — to dodatkowy projekt graficzny.
- Tempo. Standardowo 4 tygodnie dla narzędzia. Szybciej znaczy odłożenie innych projektów i wyższą cenę.
Co jest w cenie, a co poza nią
| Element | W cenie u nas | Zwykle poza ceną na rynku |
|---|---|---|
| Mapa procesu i makieta klikalna | tak | warsztat 2–5 tys. zł |
| Programowanie i testy | tak | — |
| Wersja na telefon (aplikacja webowa) | tak | często osobna wycena |
| Import danych z arkusza | do 1 dnia pracy | osobno |
| Szkolenie i instrukcje wideo | tak | 300–1 000 zł |
| Poprawki po starcie | 30 dni (system: 60) | płatne od pierwszego dnia |
| Hosting, kopie, aktualizacje | 150 zł/mies. lub u Ciebie | 200–600 zł/mies. |
| Płatne API zewnętrzne (SMS, mapy, płatności) | nie | wg cennika dostawcy |
| Natywna aplikacja mobilna | nie robimy | + 50–100% ceny |
Zapytaj każdego wykonawcę o dwie rzeczy: „co nie jest w cenie” i „ile kosztuje godzina zmian po starcie”. Druga odpowiedź mówi więcej o całkowitym koszcie niż cena wyjściowa.
Trzy przykłady z cenami
- Firma sprzątająca, 8 pracowników. Problem: grafik w Excelu, klienci dzwonią o potwierdzenie. Rozwiązanie: panel zleceń z grafikiem i automatycznym SMS-em do klienta. Narzędzie: 6 900 zł + 150 zł/mies. Czas: 4 tygodnie.
- Hurtownia z małym sklepem online. Problem: zamówienia przepisywane do faktur i kuriera. Rozwiązanie: automatyzacja sklep → faktury → kurier → mail do klienta. Automatyzacja: 2 400–3 200 zł. Czas: 2 tygodnie.
- Gabinet z czterema specjalistami. Problem: rezerwacje przez telefon, zaliczki ręcznie, odwołane wizyty. Rozwiązanie: rezerwacje online z zaliczką, grafik, przypomnienia, panel pacjenta (bez dokumentacji medycznej). System: 14 900–18 000 zł. Czas: 8 tygodni.
Jak nie przepłacić
- Zacznij od jednego procesu. Tego, który boli najbardziej. Resztę dołóż, gdy pierwsze narzędzie zacznie oszczędzać czas.
- Żądaj makiety przed kodem. Większość nieporozumień i dopłat bierze się z tego, że klient zobaczył narzędzie dopiero po napisaniu.
- Sprawdź gotowe klocki. Logowanie, płatności, SMS-y, kalendarze — to rozwiązane problemy. Wykonawca, który pisze je od zera, każe Ci płacić za swoją naukę.
- Ustal, czyj jest kod. Twój. Repozytorium, serwer, dokumentacja — na Ciebie, od pierwszego dnia.
- Porównuj koszt w 3 lata, z hostingiem i zmianami, nie cenę wyjściową.
Kiedy aplikacja się nie opłaca
Gdy proces jest typowy i gotowy program kosztuje mniej niż 300 zł miesięcznie. Gdy zaczynasz i nie wiesz, jak proces będzie wyglądał za rok. Gdy nikt w firmie nie będzie „właścicielem” narzędzia — ktoś musi je znać i pilnować. I gdy chcesz nim zastąpić rozmowę z klientem: narzędzie porządkuje proces, ale nie sprzedaje.
Jeśli któraś z tych sytuacji jest Twoja, powiemy to na pierwszej rozmowie i zaproponujemy gotowy program albo integrację. Narzędzie na miarę ma sens wtedy, gdy liczby z tego artykułu wychodzą na Twoją korzyść.